Value Management / Wertanalyse im Verwaltungsbereich und bei Dienstleistungsobjekten - 2 |
Besonderheiten bei der Entwicklung des Ist-ZustandesBeim Vorgehen nach Value Managemet-Studien – Grundschritt 4 – bzw. nach Wertanalyse-Arbeitsplan - Grundschritt 2 - erfordern diese Grundschritte im Vergleich zu den übrigen Grundschritten den größten Aufwand. Es ist zunächst wichtig, die Value Management-Studie kurz und eindeutig zu beschreiben. Dazu ist eine Menge gedanklicher Vorarbeit nötig. Um eine ausreichende Informationssammlung zu gewährleisten, sind acht Ermittlungs-richtungen zu erfassen [Oehm, O.: Wertanalyse-Grundseminar]: 1. Welche externen Value Management-Umweltfaktoren - Vorschriften und Restriktionen - gibt es? - Gesetze, Verordnungen, Erlasse, - Nationale und internationale Zölle, Usancen, soziales und wirtschaftliches Verhalten u. a., - Marktbedingungen, Mitbewerber und Zulieferer, - Physische Grenzen und Infrastruktur, - Begrenzte Verfügbarkeit von Ressourcen, - Ökologische Umwelt.
2. Welche internen VM-Umweltfaktoren - Vorschriften und Restriktionen - gibt es? - Arbeitsanweisungen, Stellen- und Funktionenbeschreibungen, Arbeitsplatzbeschreibungen, - Interne Politik und organisatorische Regeln, - Wissen, Erfahrung und Fähigkeiten des Personals, - Kultur der Organisation und Beziehungen zwischen den Menschen, Ablaufdiagramme, usw., - Bestehende Organisation und Geschäftsprozesse, - Finanzielle Grenzen.
3. Welche Aufgaben hat das Value Management-Objekt zu erfüllen? - Zweck des Value Management-Objektes, - Veränderungen und Ergänzungen, - Abgrenzungsschwierigkeiten und organisatorische Problemfelder.
4. Welche Kosten werden durch das Untersuchungsobjekt verursacht? - An welchen Stellen entstehen die größten Kosten? - Welche Kosten werden erfasst, und welche sind bekannt? - Welche zusätzlichen Kosten treten durch nicht vorhergesehene Einflüsse auf?
5. In der Value Management-Studie tätige Personen und Personengruppen - Erforderliche Abweichungen von bestehenden Anweisungen, - Auslastung in den einzelnen Teilabschnitten, - Organisatorische Schwachstellen im Ablauf, - Fehlleitungen, Wartezeiten und überflüssige Leistungen.
6. Aufspüren von negativen Einflüssen über die Erstellung von "Kummerlisten" für bestimmte Arbeitsgebiete In der Befragung der Mitarbeiter soll festgestellt werden, welche Störungen oder Unzulänglichkeiten des Arbeitsablaufes die Erfüllung der gestellten Aufgaben behindern.
7. Ermittlung der eingesetzten Hilfsmittel - Technische Hilfsmittel (Computer, Rohrpost, Intranet, Extranet), - Abstimmung der Hilfsmittel untereinander, - verwendete Vordrucke (Muster beschaffen), - Verfolgung der Wege von Formblattsätzen, - Einsatz und Nutzung der Hilfsmittel, - Wege zu zentralen Einrichtungen (Kopier- und Faxgeräte, Rohrpost, usw.).
8. Ermittlungen über die vorgegebenen Ziele - Wichtige Zielsetzungen, wie werden sie erreicht? - Fehlen Vorgaben und Aufgabenabgrenzungen? - Zeitliche, qualitative und quantitative Zielvorgaben zu einzelnen Vorhaben.
Daraus ergeben sich folgende Empfehlungen: - systematische Abfrage, - alle Informationen schriftlich festhalten, - Kummerlisten erstellen lassen und auswerten und - erhaltene Informationen in Zusammenhang bringen und schriftlich ordnen. Die Ermittlung der Funktionen und Funktionengliederung können auch für nicht gegenständliche Objekte in der bekannten Form durchgeführt werden. Dienstleistungen sind gegenüber gegenständlichen Objekten meist komplexere Objekte. Dies äußert sich darin, dass verhältnismäßig viele Funktionen ermittelt werden, deren gegenseitige exakte Zuordnung und Gliederung oftmals Schwierigkeiten bereitet. Die neuere Strategie beim Erfassen und Zuordnen der Funktionen beruht auf folgender Vorgehensweise [Oehm, O.: Wertanalyse-Grundseminar]:
Die so gefundene Funktionengliederung sollte übersichtlich, gestrafft und völlig ausreichend für die Entwicklung von Ideen und die Lösungsmöglichkeiten sein.
|